Startup MGZN

8 نصائح للمشاريع الصغيرة لتوفير الوقت والمال

من الأفضل أن تبدأ الآن بإنشاء وإدارة مشروعك الصغير أو المتوسط؛ لأنك تمتلك القدرة على الوصول إلى خدمات لم تكن متاحة في الماضي حتى للشركات العملاقة: فحالياً تستطيع الوصول إلى أدوات التعاون والإدارة المتطورة بنقرة واحدة. والنظام البيئي للأعمال يميل نحو الشركات الصغيرة أكثر من الشركات الضخمة العملاقة، وهناك العديد من الحلول التي توفر المال والوقت وتجعلك ترغب في تأسيس شركتك الصغيرة.

في عالمنا الحالي يمكنك إنشاء مشروعك الخاص من بيتك باستخدام حاسوبك المحمول؛ لذلك لا يكمن التحدي في امكانية الوصول أو في البنية التحتية: ولكن التحدي الحقيقي يكمن في معرفة الكيفية التي من خلالها تستطيع توظيف المعرفة الواسعة ومصادر الاقتصاد لخدمتك وخدمة مشروعك. وهاك ثماني نصائح لمساعدتك في توفير الوقت والمال في مشروعك الصغير أو المتوسط.

الاعتماد على الحلول التي توفرها السحابة

في الماضي كانت الحواسيب تحتل مساحات ضخمة. وفي يومنا الحاضر لا تزال الخوادم المصغرة تحتل مساحة جيدة، وتحتاج للصيانة، ولكن سرعان ما يتم إهمالها، لذلك فهي ليست بدرجة الأمان التي تعتقدها، كما أنها قد تتعرض للضرر المادي.

أما الاعتماد على السحابة فيترك مهمة الاهتمام بالمعدات إلى جهة أخرى، فاللجوء إلى خادم معتمد على السحابة لا يخفف أو يقضي على المشاكل السابقة وحسب، ولكنه يسمح لفريقك بالوصول إلى عملهم والتعاون فيما بينهم من أي مكان كان طالما امتلكوا اتصالاً بالانترنت. وهذا ما يمهد الطريق لطرق التوفير الأخرى، مثل ترتيبات العمل عن بعد للموظفين المستقلين الذين يعملون من منازلهم.

وفي أسوأ الحالات، كحالة ضياع الحواسيب أو خرابها، فإن جميع بياناتك ستكون مخزنة في خوادم بعيدة وهي جاهزة لتستردها وتعمل عليها في المرة القادمة التي تسجل فيها دخولك. حتى وإن تعرض الخادم الرئيسي للضرر، فإن بياناتك لا تزال في أمان لأنه عادة ما يتم دعم الخوادم الرئيسية بخوادم أخرى في أماكن أخرى. وبالتالي يمكن لمشروعك – وكل بيانات- الاستمرار دون انقطاع.

وعلاوة على ذلك، وعند اعتمادك على السحابة ستدفع مقابل المساحة التي تحتاجها فقط، وإن ازدادت احتياجاتك، تستطيع ببساطة شراء مساحة أكبر. أما تمكين أحدهم من الوصول إلى السحابة فهو بسيط كبساطة إرسال بريد إلكتروني أو إنشاء حساب جديد، ويمكنك القيام بذلك في وقت أقل من الوقت الذي قد تستغرقه في قراءة هذه المقالة.

يُقصي الاعتماد على السحابة الحاجة إلى دفع مبالغ مقابل مساحة للخوادم، كما يمكنه إقصاء حاجتك إلى المساحات المكتبية. فعدد الشركات التي تعمل عن بعد في ازدياد مستمر، وتقوم السحابة بدعم هذه الثورة القائمة.

ركز على الحماية الإلكترونية منذ البداية

النتائج السلبية التابعة لخرق الأمن والحماية قد تكون هائلة من ناحية الوقت والمال وحتى السمعة. فنصيحتي هي: أن تنفق المال الآن لتحمي مشروعك الصغير أو المتوسط، وقم بالتوفير لاحقاً. ففي النهاية وحسبَ SmallBusiness.co.uk ” لا يمكنك المساومة على الحماية في المراحل المبكرة من المشروع.”

وعلى الرغم من ذك، بعض الشركات في المملكة المتحدة تتصرف على أساس أنها لن تواجه أبداً أي مشاكل تتعلق بالحماية الإلكترونية. ولكن في حقيقة الأمر 38% من المشاريع المشاركة في الاستطلاع لا تمتلك حماية لشبكاتها أو للبريد الإلكتروني، كما أن 11% غير أكيدة حيال إجراءات الحماية والأمان.

وقد قامت EldoS Corporation بتحديد سبع مزايا لشركتك في حال قمت بتحسين الأمان والحماية، وهي:

  1. حماية معلوماتك القيمة.
  2. التفوق على منافسيك.
  3. التوسع في أسواق جديدة: مثل التعاقد للعمل مع الجهات الحكومية.
  4. يثبت لعملائك أنك تهتم بهم.
  5. يقلل تكاليف التطوير من خلال مكاملة الحماية مقدماً، وليس إضافتها فيما بعد.
  6. زيادة التشغيل البيني للبرمجية.
  7. تفادي الغرامات وضياع الشركة، عبر موافقة المعايير الحالية.

وحسب القوانين الأوروبية الجديدة والتي لا تزال تطبق على الشركات الراغبة في إطلاق مشاريعها في القارة، فالشركات التي تفشل في حماية بياناتها ستضطر إلى دفع غرامة مالية وهي القيمة الأعلى من بين 4% من العائدات أو 20 مليون يورو. لذلك عليك التصرف بسرعة لحماية بياناتك: قم بتحسين وترقية إجراءات الحماية والأمان الخاصة بتكنولوجيا المعلومات، واستعن بالسحابة فيما يتعلق بإدارة علاقات العملاء وذلك حتى لا تخسر بياناتك ولتصل إليها في أي وقت ومن أي مكان، كما أن عليك أن تكون مدركاً للاجراءات التي يجب عليك اتخاذها في حال عدم الاتصال بالانترنت وذلك حتى يكون مشروعك متاحاً للعملاء دوماً.

حفز موظفيك وأعطهم المساحة للقيام بالمهام وطرح الأفكار

يكلف العمال الذين يعانون من التشتت الاقتصاد الأمريكي 7،4 مليار دولار أمريكي يومياً، وفي المملكة المتحدة “ثلث الموظفين يعانون من التشتت لما يصل إلى ثلاث ساعات يومياً، ويُرجِعون نقص تركيزهم إلى الزملاء الثرثارين، ووسائل التواصل الاجتماعي، وحتى الحالة الجوية.”

شجِّع الانتاجية والمنافسة الودية بين موظفيك باستخدام مقاييس تستقيها من إدارة علاقات العملاء CRM. لتجيب بذلك على تساؤلات عدة، مثل: من الشخص الذي عقد صفقات أكثر هذا الأسبوع؟ ومن أجاب على مكالمات أكثر من العاملين في خدمة العملاء؟ استخدم برمجيتك الخاصة لجمع بيانات تتعلق بهكذا مقاييس (مثل: لوحات وملاحظات قائد الفريق) وذلك لمكافأة الفائز.

ومن الطرق الفعالة في تحفيز الموظفين هي إعطاؤهم الاستقلالية. وفي إحدى مقالات Smallbusiness.co.uk تم ذكر Evander كمثال، وهو مشروع قام بزيادة المساحة المتاحة للموظف للقيام بالمهام من خلال تخفيض عدد الموظفين في كل مشروع أو مهمة من ستة إلى اثنين. ومنذ ذلك الوقت فالمدة التي يستغرقها Evander لإتمام مهمة معينة قلّت بنسبة 50%، كما أن الشكاوى انخفضت بنسبة 80%.

موظفوك مستعدون إلى تقبّل صورة مشابهة من صور الاستقلالية، وهم مستعدون للقيام بمسؤوليات تتجاوز المهام التي وظفتهم من أجلها، كما ذكرت المقالة ذاتها من Smallbusiness.co.uk فالموظفون قادرون على التعامل مع الأمر: “عليك غمر الموظفين بالمهام والعمل. وإن قمت بزيادة المساحة المتاحة لطاقم العمل فأنت بذلك تزيد الانتاجية. لأن الموظفين سيشعرون بأن هذا تحدٍ عليهم مواجهته.”

ومن الطرق الأخرى لزيادة الاستقلالية هي تشجيع موظفيك من كافة المستويات على العصف الذهني وطرح الأفكار المفيدة للشركة. وقد جربت HCL Technologies هذه الطريقة وشهدت نمواً لا يصدق في العائدات بعد طرحها برنامج ideapreneurship“” حيث “يحظى كل موظف بالفرصة لطرح الأفكار، والتي من شأنها أن تكون سبباً في تطوير الشركة.”

ويمكنك التعرف أكثر على السيكولوجية وراء التحفير من خلال البحث الذي قام به دان بينك، إذ يدلل بحثه على أن المال هو أفضل محفز للقيام بالمهام الجسدية البحتة، فإن أردت حفر خندق مثلاً، ادفع للشخص أكثر ليقوم بحفر خندق أفضل. أما إن كانت مهاماً معقدة مثل مهام المبيعات والتصميم، فزيادة الرواتب لا تعني أداءً أفضل. إذا أردت أن ينتج هؤلاء الأشخاص أعمالاً ذات مغزى، فمن الضروري أن تساعدهم على جعل عملهم ذي مغزى. وهذه استراتيجية تحفيز تتبعها شركات مثل Google و Salesforce، لتحقيق النجاح.

وفر فرصاً للنصح والإرشاد

المشاريع الصغيرة غير معزولة عن العالم: فهي تشكل ما نسبته 60% من الشركات في المملكة المتحدة. وهذا يشكل قاعدة ضخمة من المعرفة والخبرة يستطيع القائد الذكي التعلم منها، والمرشدون والناصحون متاحون بسهولة، سواءً داخل منظمتك أو خارجها. فقد يمتلك أحد المحاسبين لديك القدرة على أن يكون مستشاراً مالياً في الوقت ذاته.

كما يمكنك التعلم أفقياً، بمعنى أن تلتقي بمؤسسي ومالكي المشاريع الصغيرة والمتوسطة الأخرى. وقد ذكرت منظمة معلومات التوظيف ACAS أن القيادة الضعيفة تعتبر عائقاً أساسياً أمام الانتاجية. لذلك فالنصح والإرشاد هما أفضل طريقة لتدريب القادة الجيدين ولمساعدة القادة على تدريب فرقهم. فالدعم هو مفتاح النجاح.

استثمر في أدوات الإنترنت والأتمتة لتتبع المهام

تطبيقات الهواتف الذكية كثيرة في وقتنا الحالي وهناك أدوات رقمية لكل شيء وكلاهما يعتبر ذا فائدة عظيمة. فعلى سبيل المثال هناك عدد من الخدمات التي تساعد في تصميم مواقع إلكترونية محترفة للشركات الصغيرة والمتوسطة. وبهذا لا تحصل على قيمة عظيمة من المواقع الإلكترونية المخصصة وحسب، وإنما تستطيع الاستفادة من منافع امتلاك موقع فعال وذي مظهر جميل، والذي يعتبر عاملاً حاسما في تجربة العملاء.

أما أدوات التعاون- وخصوصاً منصة إدارة علاقات العملاء (CRM) والتي لا يستغني عنها المدراء- فتجعل فريقك على وفاق تام داخل المكتب وخارجه. والعديد من هذه الأدوات تقدم ميزات إدارة الوقت والتي تعطيك منافع المساءلة والتي قد ناقشناها سابقاً. وتعتبر هذه المنصات أكثر فاعلية إذا ما تمت مقارنتها بالحلول المعتمدة على السحابة.

هذه الأدوات هي ما يطلق عليه في التعبير الحربي مضاعِفات القوة: ويقصد بها العناصر الصغيرة التي تعطيك ميزات كبيرة.

عيّن الموظفين الأكفياء وعاملهم بصورة جيدة

التحفيز هو المفتاح: عليك أن تستثمر في موظفيك وأن تقوم بتحفيزهم.

بدلاً من أن تفكر في الطريقة التي ستستفيد عبرها من موظفيك، فكر في الكيفية التي تجعلهم يستفيدون أثناء وجودهم في شركتك، وفر لهم فرصاً للتعلم، استثمر في التواصل الفعال، واجعل ثقافة العمل في أعلى سلم أولوياتك. فإن شعر الموظفون بالرضا والسعادة لا شك أنهم سيقدمون أفضل ما عندهم لشركاتهم، وبالتالي ستكون دورة المبيعات أقصر.

وبذكر دورة المبيعات، توصي صحيفة the Guardian بجعل الموظفين أنفسهم يقومون باختيار من يشغل المناصب التنفيذية في الشركة. فهذا من شأنه أن يوفر الوقت وأن يجذب الأشخاص الملائمين. وهي طريقة رائعة أخرى لإعطاء موظفيك مساحة لتشكيل بيئة العمل.

ومن حلول الموارد البشرية الأخرى هو الاستعانة بالموظفين المستقلين الذين يعملون عن بعد في المشاريع التي لا تتطلب دواماً كاملاً، وكذلك استخدام الأدوات المتاحة عبر شبكة الإنترنت، أو استخدام الحلول المعتمدة على السحابة لتسمح لموظفيك بالعمل عن بعد. قد ترى أن ترك مهمة كتابة الكودات أو إرسال النسخ إلى مغترب في بالي ضرباً من العبث، ولكن قد يتم إنجاز مهامٍ أكثر هناك مما لو كان الموظف يعمل في أحد المكاتب التي تدفع أنت إيجارها.

اختر العملاء الملائمين، وعاملهم بشكل جيد أيضاً

احرص على اختيار عملائك وشركائك كما تحرص على اختيار موظفيك. يقول أد بوتس، المدير العام لمشروع Experian’s SME “التعاون مع عملاء غير ملائمين قد يؤثر سلباً على شركتك.”

خذ وقتك في البحث لتحدد أكثر الجهات التي ستستفيد بصورة أكبر من منتجاتك وخدماتك. استخدم البيانات التي تجمعها من الأقسام المختلفة ومن منصة إدارة علاقات العملاء (بدءاً من المبيعات إلى التسويق وانتهاءً بخدمة العملاء) وبعدها صنف العملاء. اعرف من هم أفضل العملاء لديك، وأتبع ذلك ببحث ديموغرافي على الفيسبوك وعلى المنصات الأخرى. وعندما تتسلح بهذه المعلومات الكميّة، ستعرف من هم العملاء الملائمون لشركتك.

لا شك أن معرفة عملائك لا تتعدى كونها خطوة أولى. فعلاقتك بعملائك قد تكون أهم جزء من عملك. وفي نهاية الأمر فالإعلان بالكلمة التي يتناقلها الناس هي أقوى طرق التسويق وأكثرها فاعلية من حيث التكلفة.

حافظ على الموارد

لقد خسرت المشاريع البريطانية 300 مليون باوند في عام 2013 بسبب الطاقة المهدرة. إن قمت بتغييرات قليلة في العمل قد يصبح هذا المال لك. ابدأ مع موظفيك وحاول تغيير عقليتهم: اطلب منهم أن يتصرفوا في مكاتبهم كما يتصرفون في بيوتهم، أي أن يطفئوا الأضواء عند مغادرتهم الغرفة، وأن يطفئوا شاشات الحاسوب في حال لم يكونوا يستخدمونها، شجِّع تقليل استخدام الورق، واستعمل الإلكترونيات الفعالة.

استخدم مصابيح التوفير (تلك التي شكلها لولبي) أو مصابيح الـ LED فهي تشكل فارقاَ كبيراً. وقد قامت  The Telegraph بتقدير كلفة تشغيل 10 مصابيح توفير وشملت بذلك سعر المصابيح نفسها، فكانت النتيجة توفير 240 باوند في السنة الأولى لمصابيح قادرة على الاستمرار لـ 13 عاماً. وحسب BPlans فهذه المصابيح ستخفض فاتورة الكهرباء لديك بنسبة 75%.

وحفاظك على الموارد ذو تأثير جيد على شركتك، تماماً مثل ثقافة العمل الإيجابية، وسياسات التعاون التقدمية. كما أن انتشار خبر توفيرك للمال والوقت بالطرق الصحيحة قد يكون من أفضل طرق التسويق المجانية على الإطلاق. إن قمت بتنفيذ تلك النصائح، تحدث عنها علناً عبر وسائل التواصل الاجتماعي – أو عبر مدونتك، أو عبر النشرات الإخبارية – وذلك لتحصل على تسويق مجاني.

يحتاج مشروعك الصغير أو المتوسط إلى توفير الوقت والمال في سبيل بقائه ناجحاً، ولا شك أن هذه النصائح الثمانية ستفي بالغرض.

المصدر: www.salesforce.com

This is also available in الإنجليزية if you'd like.

Avatar

Startup MGZN